Gestão de facilities: tudo o que você precisa saber

A gestão de facilities é um conjunto de práticas e estratégias voltadas para o gerenciamento de serviços e instalações de uma empresa. O objetivo, por meio desse controle, é garantir que absolutamente tudo esteja funcionando 100% do tempo. Primeiro, para proporcionar um ambiente de trabalho mais saudável aos colaboradores e, segundo, para melhorar ainda mais a experiência dos clientes.

Como envolve o gerenciamento de serviços, de infraestrutura e de recursos, a gestão de facilities pode ser classificada como uma atividade bastante complexa e desafiadora. Neste guia completo explicamos tudo que envolve a prática, desde a sua importância até o planejamento e aplicabilidade.

Boa leitura!

O que é gestão de facilities e qual sua importância?

Facilities, também conhecido como Facilidades, é um termo relacionado aos serviços executados ou contratados pela empresa para conservar a sua infraestrutura. Entende-se por gestão de facilities, então, o processo de controlar todas essas atividades.

Para que um empreendimento atenda às necessidades da organização, dos colaboradores e dos clientes, é preciso que as instalações e os recursos da empresa estejam disponíveis e em perfeito estado de conservação. Construção predial, energia, água, banheiros, elevadores, recepção, entre outros. Todas essas áreas precisam estar adequadas e funcionando 100% do tempo.

A gestão de facilities é responsável por gerenciar as atividades que envolvem toda empresa. Ela assegura que os serviços prestados pelas equipes atendam as expectativas e garantam o bom funcionamento da infraestrutura.

Qual é o papel do gestor de facilities na empresa?

O papel do gestor de facilities é coordenar e gerenciar todas as práticas necessárias para conservar a boa infraestrutura da empresa. Essas atividades podem incluir serviços de:

• Limpeza, responsáveis por manter o ambiente limpo e organizado;
• Segurança, encarregados por manter a integridade física de todos os visitantes e colaboradores;
• Manutenção, importantes para garantir o bom estado de conservação do prédio e equipamentos.

A gestão de resíduos também é uma atividade que precisa ser gerenciada para assegurar o descarte correto e consciente dos materiais, substâncias e objetos gerados pela empresa.

Principais responsabilidades do gestor de facilities

O gestor de facilities é responsável por cuidar de tudo que envolve a execução ou contratação dos serviços prestados na empresa. Por isso, suas principais atribuições consistem em:

• Planejar as facilities: fazer o levantamento de todos os serviços, bem como das instalações que receberão as facilities;
• Programar serviços: organizar a prestação dos serviços, de modo que não atrapalhem a continuidade da empresa;
• Contatar profissionais terceirizados: pesquisar e contatar os profissionais que ficarão encarregados de realizar os serviços;
• Gerenciar as equipes: garantir uma boa comunicabilidade entre o grupo e comandar todos os profissionais, sejam eles internos ou terceirizados;
• Controlar os gastos de facilities: controlar todos os gastos e investimentos relacionados às facilities para assegurar que a empresa não sofra rombos financeiros ou prejuízos;
• Definir estratégias para melhorar a gestão e reduzir os custos: buscar a melhoria contínua por meio da aplicação de estratégias que ajudam a otimizar a gestão dos serviços e que geram mais economia;
• Analisar os resultados: monitorar e analisar os serviços prestados para identificar falhas, possíveis gargalos e necessidades de melhorias;
• Implementar tecnologias para aprimorar os serviços: procurar por ferramentas modernas que ajudem a simplificar a gestão de facilities, e que ampliem a visibilidade sobre os serviços prestados pelo grupo.

Benefícios da gestão de facilities para a empresa

Um dos pontos mais importantes da gestão de facilities é que a prática assegura o funcionamento da organização em 100% do tempo. Ou seja, tudo que envolve a empresa está em perfeita ordem para atender às necessidades de colaboradores, clientes e usuários. Entretanto, existem outros benefícios que merecem destaque.

Redução de custos

Ao pesquisar os fornecedores para os serviços, o gestor de facilities pode avaliar aqueles que oferecem melhor custo-benefício e usar dessa informação para conseguir melhores condições de preços. O profissional também pode implementar planos de manutenção preventiva nos equipamentos, eliminando a incidência de falhas que podem sair mais custosas ou até prejudicar a integridade física ou a experiência de clientes e funcionários.

O uso de novas tecnologias, definidas pelo gestor, também pode contribuir para a redução de custos, uma vez que é possível automatizar processos manuais, eliminar retrabalhos e identificar gargalos que geram contas excessivas para a empresa.

Aumento da produtividade

Ao proporcionar um ambiente higienizado, com temperatura, iluminação e ventilação adequada, a empresa consegue melhorar o bem-estar de todos seus colaboradores. Isso reflete na produtividade das equipes (internas e externas), que passam a desempenhar suas atividades com muito mais empenho.

A implementação da manutenção preventiva em equipamentos e o uso de ferramentas mais tecnológicas também contribuem para a melhor execução dos serviços, uma vez que garantem mais segurança para os colaboradores e agilizam tarefas que até então geravam desgaste ou exigiam muito tempo.

Melhora a reputação e imagem da empresa

O ambiente seguro e limpo gera maior satisfação dos colaboradores que trabalham na empresa, mas não é só isso. Ao realizar a gestão de facilities, a organização consegue melhorar também a reputação diante de visitantes e futuros investidores. Isso porque transmite a imagem de uma empresa realmente comprometida com a saúde e bem-estar das pessoas, e que está em busca da melhoria contínua para proporcionar uma melhor experiência aos usuários.

Planejamento e execução da gestão de facilities

Como mencionado, a gestão de facilities engloba uma série de práticas e estratégias para assegurar o bom funcionamento das instalações. Abaixo, veja o que trata cada uma delas:

Etapas no planejamento e execução

Cada empresa possui seus próprios problemas internos e características, portanto, requer que o gestor de facilities tenha um olhar mais cuidadoso ao planejar e executar a gestão. A prática precisa ser implementada para atender as necessidades e expectativas da organização.

Existem, entretanto, algumas etapas que podem servir de base para o planejamento e execução. São elas:

• Identificar as áreas da empresa que precisam dos serviços;
• Estabelecer metas e objetivos para a gestão de facilities (melhorar o ambiente de trabalho, gerar mais economia, aumentar a satisfação dos clientes, etc.);
• Definir em um planejamento todas as práticas necessárias para o alcance das metas;
• Tirar as ideias do papel, programando os serviços e colocando-os em prática;
• Avaliar os resultados para verificar se as ações propostas no planejamento geraram retorno.

Estratégias a serem aplicadas na gestão de facilities

Embora a gestão de facilities seja uma prática complexa, devido ao grande número de pessoas e serviços envolvidos na conservação da infraestrutura, existem algumas estratégias que podem ser aplicadas pelo gestor de facilidades para otimizar a atividade e assegurar a redução de custos e eficiência operacional.

• Terceirização de serviços: caso a empresa conte com uma infraestrutura ampla, é bem provável que precise de muitos profissionais para executar as atividades. Uma alternativa para reduzir os custos de operação, nesse caso, é a terceirização de serviços. Nessa modalidade, o gestor pode contratar uma equipe especializada apenas quando existir necessidade, e sem manter um vínculo empregatício ou arcar com os custos mensais desses funcionários;
• Gestão de contratos: se optar pela contratação de terceiros, é muito importante que o gestor de facilities realize um bom controle sobre os contratos. Primeiro, para assegurar o cumprimento e a qualidade dos serviços propostos pelos fornecedores e, segundo, para administrar melhor todos os custos envolvidos na contratação desses serviços;
• Investimentos em software de gestão: fazer a gestão de facilities manualmente pode tornar todo o processo de controle bem desgastante. Para impedir que isso ocorra e que a tomada de decisão seja afetada, o ideal é que o gestor de facilties utilize um software para agilizar as operações, ampliar sua visibilidade acerca dos serviços e facilitar o acesso a relatórios e indicadores de desempenho (KPIs).

Principais atribuições na gestão de espaço físico e de recursos

A gestão de facilities engloba todas as práticas que ajudam na conservação da infraestrutura da empresa. Aqui entram gestão de espaço físico e de recursos, bem como a gestão dos serviços.

Nesse primeiro momento, falaremos das principais atribuições na gestão de espaço físico e de recursos, mas em seguida teremos um tópico destinado à gestão de serviços.

Controle de espaço

O controle de espaço é destinado para o melhor uso de espaços da empresa. Sabe aquele shopping gigante, com dezenas de corredores? Ou o prédio comercial com várias salas disponíveis? O gestor de facilities pode buscar formas de aproveitar melhor esses espaços, de modo que não se depreciem ou fiquem impróprios para uso.

Manutenção predial

A manutenção predial está relacionada à conservação das instalações e edifícios da empresa. O objetivo, por meio desse controle, é assegurar um ambiente seguro, funcional e livre de riscos. Aqui entram reparos em escadas rolantes, elevadores, garagens, climatizadores e na própria estrutura predial.

Gestão de recursos

Esse gerenciamento trata do controle sobre materiais e recursos financeiros e humanos, essenciais para o funcionamento da empresa. Nesse caso, temos exemplos, como: água e energia elétrica, itens de limpeza, ferramentas e até mesmo o capital para investimentos ou pagamento de serviços.

Atividades que envolvem a gestão de serviços

Diferente da gestão de espaço físico e recursos, que trata de elementos palpáveis, a gestão dos serviços envolve aquilo que é intangível. Ou seja, as ações para planejar, implementar, gerenciar e aprimorar os serviços realizados por pessoas. Aqui entram atividades, como:

• Limpeza de pisos, paredes, banheiros e vidros;
• Monitoramento de vídeos de vigilância e acessos para garantir a segurança de trabalhadores e usuários;
• Atendimento e recepção;
• Fornecimento de refeições às equipes;
• Manutenção de equipamentos e controle de combustível;
• Gestão de resíduos.

Fazer a gestão de serviços é muito importante para a empresa garantir a execução correta das atividades.

Quais tecnologias podem ser aplicadas à gestão de facilities

Assim como em qualquer outro setor, a tecnologia pode ser usada para simplificar a prática da gestão e minimizar a incidência de erros e falhas voltadas para esse controle. Abaixo, separamos duas soluções que podem ser aplicadas na sua empresa. Confira!

Sistemas integrados de gestão

Sistemas integrados de gestão são tecnologias que permitem que a empresa reúna diferentes pessoas, processos e departamentos em um só lugar. Essa união, por sua vez, ajuda o profissional responsável pela gestão de facilities a agilizar o lançamento de dados, melhorar a análise de resultados e garantir uma tomada de decisão mais estratégica. É como se a ferramenta fosse o próprio universo da empresa.

Softwares de monitoramento

Já os softwares de monitoramento são soluções que podem ajudar o gestor de facilities a controlar acessos e impedir que pessoas não autorizadas entrem em ambientes restritos. As tecnologias também podem ser úteis para controlar o uso de recursos, como água e energia elétrica ou até mesmo para avaliar o nível de temperatura e umidade.

Boas práticas em gestão de facilities

Precisa aplicar a gestão de facilities? Então, além dos cuidados acima, é necessário também seguir algumas boas práticas importantes. Essas ações, por mais simples que possam parecer no começo, refletem diretamente na eficiência dos serviços e, portanto, na qualidade do gerenciamento das instalações.

1- Capacitação das equipes

Manter uma equipe qualificada pode reduzir a incidência de erros e aumentar a eficiência produtiva na empresa. Por isso, investir em treinamentos, cursos e capacitação técnica é uma das principais práticas que o gestor de facilities precisa colocar em ação.

Quantos colaboradores a sua empresa possui, atualmente? Caso o número seja muito grande, divida as pessoas em grupos e programe os investimentos em treinamentos, de modo que todos recebam qualificação no final de um período.

Por exemplo: Se a empresa possui 120 funcionários, separe as equipes em grupos de 10 pessoas para que cada time receba treinamento em um mês, durante o ano.

2- Monitoramento de indicadores

Os números não mentem e indicam se a empresa obteve ou não sucesso nas estratégias. Monitorar indicadores de desempenho, também conhecido como KPIs, podem mostrar ao gestor de facilities onde se concentram gargalos, quais ações não surtiram efeitos, e quais foram as práticas que geraram maior retorno para a empresa.

As principais KPIs que podem ser usadas nesta análise, são:

• Taxa de ocupação: mostra a proporção de espaços usados de acordo com a quantidade de espaço total da empresa;
• Custo de manutenção por metro²: indica quanto a empresa está gastando para conservar um espaço da planta;
• Produtividade da equipe: mensura a performance e o desempenho dos colaboradores;
• Energia consumida: mostra quanto a empresa gastou com energia elétrica quando comparado ao seu faturamento.

3- Certificações e normas de qualidade

Além de capacitar as equipes e monitorar indicadores, o gestor de facilities precisa também seguir normas e certificações para garantir a qualidade, segurança e eficiência dos serviços prestados às instalações da empresa.

Temos como principais normas:

• ISO 9001: A ISO 9001 estabelece uma série de procedimentos e regras importantes para a gestão estratégica da empresa. O objetivo com isso é assegurar a qualidade dos serviços e produtos entregues pela organização, além de melhorar a experiência dos usuários e garantir a satisfação do cliente. Alguns exemplos de regras consistem em diagnosticar problemas e fazer um planejamento para solucioná-los, realizar auditoria interna, envolver todos os colaboradores, entre outros.
• ISO 41001: A ISO 41001 define os requisitos que um sistema de gestão de facilities deve atender para garantir a manutenção e conservação da infraestrutura da empresa. Esses requisitos são: demonstrar a entrega eficiente da área de gestão de facilities, que suporte os objetivos da organização; atender às necessidades das partes interessadas e requisitos aplicáveis; garantir a sustentabilidade das operações.

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Tendências e desafios futuros da gestão de facilities

A competitividade empresarial tem obrigado as empresas a reestruturarem muitos de seus procedimentos internos para proporcionar um ambiente saudável, limpo e seguro para clientes, visitantes e funcionários. A questão é que tais mudanças exigem uso de ferramentas em que os gestores de facilities muitas vezes não conseguem investir ou não têm conhecimento. Isso gera um desafio enorme para modernizar a prática e acompanhar as tendências.

Uso de Inteligência Artificial

A inteligência artificial é uma tecnologia que permite que algoritmos e sistemas simulem aprendizados e capacidades humanas. Na gestão de facilities, podem atuar monitorando reservatórios de água, controlando a temperatura de ambientes e até medindo o consumo de água e energia elétrica.

A aplicabilidade da tecnologia, entretanto, exige investimentos e capacitação da equipe. O gestor precisa ter um bom planejamento para adquirir essas ferramentas, ao mesmo tempo que instrui e prepara os times para se adaptar às novas soluções.

Sustentabilidade

Questões ligadas à sustentabilidade ganham cada vez mais destaque no mundo corporativo. Nesse sentido, gestores de facilties precisam reestruturar suas operações internas para que a empresa seja mais sustentável, e que os próprios colaboradores se tornem também mais conscientes.

Realizar a gestão de recursos, gestão de resíduos, gestão de estoque, diminuir o consumo de recursos, adotar novas formas de iluminação, implementar tecnologias de ponta que ajudam a modernizar processos e reduzir custos são ações que precisam ser colocadas em prática – e isso requer um trabalho contínuo do profissional.

Novos modelos de trabalho e necessidades

O avanço tecnológico têm contribuído para o surgimento de novos modelos de trabalho, estimulando pessoas a migrarem cada vez mais para essas oportunidades. A escassez de mão de obra qualificada, portanto, pode se tornar um problema caso os gestores de facilties não consigam manter uma boa equipe interna ou externa atuando nos serviços.

As mudanças nas necessidades da empresa (ser mais sustentável, tecnológica, por exemplo) também podem impactar a qualidade da infraestrutura se o profissional responsável pela gestão de facilities não souber como planejar os investimentos ou buscar a implementação de novas práticas e soluções que atendam essas necessidades.

Realizar uma gestão de facilities eficiente é o primeiro passo para conservar a qualidade das instalações da empresa e entregar uma melhor experiência para colaboradores, clientes e usuários. Embora seja complexa, a prática pode se tornar mais simples com a aplicação das dicas acima e também de ferramentas tecnológicas como a solução Gestão de Facilities da NG.

A tecnologia foi projetada para atender shopping centers, instituições de ensino, bancos, condomínios, supermercados, hotéis e hospitais. Fornece uma ampla gama de funcionalidades para gerenciamento de manutenção predial, que permitem monitorar e controlar toda a estrutura corporativa, além de garantir a eficiência e qualidade dos serviços. Peça uma demonstração e melhore a gestão de facilities da sua empresa!