Facilities: tudo o que você precisa saber

O termo “facilities” pode significar na tradução literal “facilidades”. Porém, no cotidiano das empresas, essa palavra ganhou uma definição muito maior que engloba infraestrutura, serviços terceirizados e bem-estar dos funcionários.

O conceito tem origem nos Estados Unidos, quando, durante a década de 1960, as empresas começaram a adotar a expressão “facilities management” para falar sobre terceirização de serviços. Desde então, o termo caiu no gosto do mercado e é usado até os dias atuais.

A presença da gestão de facilities é forte em grandes empresas graças às suas vantagens. Contudo, nem todos os empresários têm um programa voltado para esse controle, ou até mesmo pensam em adotar a prática em benefício do seu próprio negócio.

Neste artigo mostraremos o que são facilities, qual sua importância e muito mais. Esperamos que goste!

O que são facilities?

Facilities nada mais são que serviços terceirizados para cuidar de toda a infraestrutura de uma empresa. Esse suporte, todavia, não precisa ser voltado para estrutura física, podendo também ter o foco no bem-estar e cuidado dos funcionários.

É comum que os empresários façam a gestão de facilities pensando apenas na manutenção predial. A contratação de equipes para cuidar da rede elétrica do escritório, por exemplo, é um caso bastante comum.

Porém, a compra e o envio de materiais para trabalho home office também pode ser considerada parte da gestão. Afinal, os componentes fazem parte da rotina do colaborador, e por se tratar de uma compra terceirizada, é considerada uma tarefa da equipe de facilities.

Qual a importância das facilities nas empresas?

As facilities são importantes para as empresas graças a capacidade de solucionar problemas de diferentes níveis, que podem impactar no core business do negócio.

Os terceirizados contratados para cuidar da infraestrutura garantem que as demandas essenciais sejam concluídas sem nenhuma interferência.

Por exemplo, imagine que no prédio onde seus funcionários trabalham aconteceu um problema no cabeamento da internet e isso acabou impactando a entrega diária. Para solucionar o caso, a equipe de facilities chama um dos técnicos responsáveis por cuidar da rede.

O objetivo das facilities é simplificar os serviços, a fim de ajudar empresas a garantirem a melhoria contínua, evitar riscos e solucionar problemas mais rápidos. Podemos dizer que elas proporcionam bem-estar para os funcionários por meio de um ambiente de trabalho seguro, organizado e limpo.

Qual as atuações das facilities nas empresas?

De modo geral, as empresas enxergam a atuação das facilities somente na infraestrutura física. Essa é uma das possibilidades, mas não é a única opção. As empresas podem contratar prestadores de serviços para trabalhar na área de Recursos Humanos, Marketing ou até mesmo em outros departamentos.

Abaixo, confira algumas das atuações mais comuns das facilities nas empresas:

Hard services

Hard services são tipos de serviços essenciais para o funcionamento da empresa. De acordo com as leis trabalhistas brasileiras, muitas das funções são obrigatórias para criar um ambiente salubre e ideal para os funcionários.

O cuidado com a infraestrutura dos escritórios, por exemplo, entra em hard services. O local precisa ter uma boa iluminação, equipamentos que supram as necessidades dos colaboradores, entre outros.

Quando a empresa inicia a licitação para contratar serviços terceirizados, deve ter em mente que as hard services são as mais importantes. Embora outras questões também devam entrar no planejamento, essa deve sempre vir em primeiro plano.

Soft services

Já as soft services são investimentos que as facilities fazem, mas que não são necessariamente obrigatórias. Muitas vezes, esse é um tipo de terceirização que visa aumentar o bem-estar do funcionário no ambiente de trabalho.

Disponibilizar almoço nas próprias dependências da empresa, por exemplo, não é uma obrigação. No entanto, quando o empresário toma essa atitude, a prática é vista como soft services porque a ideia foi pensada pela equipe de facilities para melhorar o bem-estar dos colaboradores.

IMPORTANTE: Sempre que surgir uma ideia semelhante, é necessário que a equipe de facilities consulte o financeiro da empresa para verificar se esse gasto pode ser feito ou não. Além disso, deve-se também analisar se a proposta impactará positivamente o ambiente.

Como implementar um programa de facilities na empresa

Implementar um programa de facilities não pode ser tratado como “um chute no escuro”. Os profissionais precisam analisar o que é essencial para o funcionamento da empresa, além de identificar os serviços adicionais que podem vir a deixar a infraestrutura ainda melhor.

Ao fazer esse mapeamento, precisam analisar questões, como verba da empresa, prioridades e parceiros interessantes. Só depois disso podem tomar uma boa decisão e começar a implementação do programa.

Veja 3 etapas que podem ajudá-lo a estruturar o programa de facilities:

1- Mapeamento de necessidades

Você deve mapear todas as necessidades para o seu negócio funcionar. Com base nesse levantamento, identifique quais são as infraestruturas básicas e quais são os serviços que podem ser realizados por terceiros.

A instalação da internet no escritório de programadores é uma infraestrutura básica e indispensável. Sem ela, os funcionários não conseguem desenvolver o trabalho e realizar as entregas. O mesmo vale para a limpeza dos banheiros do escritório, um ambiente essencial e que precisa de cuidados contínuos.

É importante salientar que as necessidades básicas devem começar com base no que é exigido pela lei. Portanto, o time de facilities deve priorizar aquelas que regularizam a empresa e, ao mesmo tempo, beneficiam a equipe.

2- Licitação

Como se trata de terceirização, as facilities devem abrir a licitação para contratar o serviço externo. Não necessariamente é um processo extenso, como acontece em órgãos governamentais. Mas é importante ter esse pontapé inicial registrado em documentos.

A licitação é uma forma de pesquisar no mercado quais são os prestadores de serviços mais bem preparados para realizar as tarefas, levando em consideração o tempo de atividade, feedback de clientes, entre outros pontos.

3- Contratação de empresas terceiras

A equipe de facilities também precisa verificar todas as documentações para certificar que o prestador de serviço ou a empresa terceirizada está atuando de forma legal no mercado.

Essa é a etapa onde todas as burocracias serão resolvidas. Somente após esses procedimentos serem concluídos é que os serviços podem finalmente começar.

Quais as vantagens de ter facilities na empresa

O grande benefício de ter facilities é que a empresa consegue delegar uma série de serviços, e graças a isso, garantir mais tempo e disponibilidade para focar no core business. Porém, as vantagens não param por aí. É possível garantir outros ganhos interessantes:

Redução de custo

Quando a empresa decide investir na terceirização de serviços de infraestrutura, ela consegue gerar mais economia. Isso acontece porque os profissionais terceirizados não requerem vínculo empregatício, logo, não recebem os mesmos benefícios de funcionários contratados.

A equipe de facilities, quando chama um time de engenheiros para cuidar da infraestrutura do escritório, por exemplo, não precisa pagar folha de pagamento, muito menos contribuições ou FGTS.

Atração de colaboradores

O período pós-pandemia trouxe um novo desafio para as empresas: reter bons talentos. Isso se deve às novas exigências dos trabalhadores, que buscam cada vez mais seus direitos no mercado e um ambiente de trabalho salubre.

Segundo pesquisas do Vagas.com, houve um aumento de 300% na procura por empregos remotos. As pessoas estão procurando cada vez mais serviços que oferecem melhores condições, não sobrecarrega os funcionários e proporcionam um melhor ambiente.

As facilities são alternativas para garantir isso aos colaboradores. Entregar um espaço onde o colaborador consegue produzir sem excessos, com um ambiente organizado e limpo, é uma das vantagens dos serviços terceirizados.

Existem desvantagens em contratar equipe de facilities?

Existe uma única desvantagem em contratar uma equipe de facilities. Por serem prestadores externos, quando o contrato se encerra não é possível estender a atuação sem antes iniciar um novo processo de contratação de serviço.

Para empresas que identificarem a necessidade do mesmo serviço futuramente, isso pode ser um contratempo. Imagine que o problema de cabeamento da rede de internet é maior que o esperado, e que será preciso investir mais tempo e recursos para solucionar o impasse: isso pode ser uma dor de cabeça.

Porém, existe uma solução. Para evitar esse tipo de contratempo, o empresário pode colocar uma cláusula no contrato simplificando a contratação de mais serviços. Essa alternativa ajuda a reduzir as burocracias na hora de elaborar um novo documento.

Vale a pena também deixar outros profissionais ou empresas terceirizadas na lista para prestação de serviço. Isso porque, se acontecer do empresário não se sentir mais satisfeito com um determinado trabalho, pode recorrer a outra alternativa rapidamente.

Conclusão

As facilities são grandes aliadas. Os serviços prestados garantem a manutenção da infraestrutura, além de gerarem mais economia de tempo e recursos para o empresário.

O programa de facilities pode ser dividido entre hard services e soft services. Na hora de fazer a contratação, vale a pena dividir a verba entre esses dois grupos para não haver problemas de investimento ou controle.

Ao contrário do que muitos pensam, o processo de terceirização não é ruim. Quando realizado da maneira correta, pode tirar a sobrecarga de trabalho dos funcionários, garantir um ambiente de trabalho seguro, limpo e produtivo, e otimizar muitas as entregas.

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