Por que o setor de facilities precisa fazer a gestão de riscos?

As facilities são ocupações terceirizadas que servem para melhorar os processos principais de uma empresa, mas não fazem parte da atividade-fim da organização, tornando-a mais produtiva.

Para que atuem  de forma coordenada, e para que o  responsável pela manutenção do ambiente consiga reduzir os custos e aprimorar a qualidade da organização, é preciso haver uma administração eficiente sobre as facilities.

Este processo de administração recebe o nome de gestão de facilities e o seu objetivo é assegurar que todas as necessidades da empresa serão supridas pelos prestadores de serviço.

O setor de facilities da sua empresa possui uma gestão de riscos

Descubra, neste post, por que a gestão de riscos e a gestão de facilities precisam andar lado a lado para impedir riscos desnecessários para a empresa.

Gestão de riscos no cenário de facilities

A gestão de riscos busca manter o equilíbrio entre os riscos e custos. 

Já a gestão de facilities visa integrar as funções de apoio a fim de garantir a funcionalidade da empresa.

Muitas organizações possuem dificuldade na hora de gerenciar a mão-de-obra e os serviços, e de manter em dia a manutenção predial. 

Isso geralmente ocorre porque não possuem recursos suficientes para arcar com os compromissos, ou não contam com profissionais especializados para atender às demandas operacionais.

Assim sendo, é necessário realizar uma gestão de riscos para que o responsável pela manutenção do prédio tenha uma visão mais estratégica sobre as facilities e todo o negócio.

Essa visão estratégica é que vai ajudar o profissional a conseguir resultados mais positivos, reduzir custos e minimizar riscos.

Possíveis impactos na gestão de facilities em caso de crises

O maior desafio para o gestor de facilities é assegurar o conforto, funcionamento, a segurança e eficiência da edificação. 

Em caso de crises como, por exemplo, quando o prédio tem os serviços de internet e luz cortados, todos os departamentos, clientes e colaboradores podem ser prejudicados.

Se a organização não possui uma gestão eficiente das instalações, pode ter de arcar com riscos financeiros e contratuais. Até mesmo ter a sua reputação manchada no mercado. 

Abaixo, veja os possíveis impactos que a empresa pode ter na gestão de facilities em caso de crises. 

#1. Risco Financeiro

O risco financeiro está relacionado à capacidade de a empresa liquidar seus compromissos.

A organização precisa manter todas as finanças sob controle para garantir o pagamento dos prestadores de serviços e seus subcontratados.  

Para isso, deve realizar a gestão eficiente das instalações a fim de cumprir com as políticas e procedimentos aplicados de compras e gerenciamento de fornecedores. 

#2. Risco contratual

O risco contratual está associado à capacidade de a empresa cumprir contratos. 

Se a empresa não possui gerenciamento das instalações e não cumpre  o que foi estabelecido, ela pode ter sérias complicações no futuro. 

Deixar de manter o ambiente em boas condições, de acordo com os contratos de serviço, por exemplo, pode resultar na falha de equipamentos, inatividade e até perda operacional.

#3. Risco de reputação

Muitos não acreditam, mas a falta de práticas éticas pode prejudicar a reputação da empresa no mercado. 

Os responsáveis pelo gerenciamento de facilities precisam demonstrar um comportamento honesto e íntegro no relacionamento com os prestadores de serviço.

Também devem garantir que a gestão de facilities está de acordo com o regulamento a fim de melhorar o ambiente de trabalho e atendimento ao público.  

Como uma solução tecnológica pode auxiliar nesses processos

As instalações prediais vêm exigindo cada vez mais melhorias. Isso para garantir aos colaboradores e clientes um ambiente tranquilo e confiável.

Como engloba uma série de fatores, pessoas e serviços, realizar a gestão sobre toda a edificação pode ser um desafio.

Por isso, contar com uma solução tecnológica, que permite uma visão ampliada sobre  os negócios, é a melhor estratégia.

Por meio de um software de gestão, por exemplo, é possível aumentar a eficiência, a velocidade e o dinamismo do atendimento aos serviços relacionados às instalações prediais.

É possível planejar e operacionalizar processos eficientes, e alinhar estratégias para que a empresa tenha mais tempo para se dedicar aos negócios. Dessa forma, consegue aumentar a competitividade no mercado onde atua.

Investir em uma solução tecnológica pode facilitar (e muito) a gestão de facilities. Porém, mais do que só isso, ajuda:

  • Agilizar o atendimento das necessidades dos clientes;
  • Ampliar a satisfação geral com os serviços;
  • Atender organizações complexas com múltiplas filiais;
  • Aumentar a eficiência e a produtividade das equipes;
  • Aumentar a qualidade dos serviços;
  • Contribuir para a melhoria da performance das instalações;
  • Melhorar o aproveitamento da equipe interna e de terceiros;
  • Reduzir em até 20% o custo operacional.

Levando em consideração esses aspectos, fica fácil compreender por que a gestão de riscos e a gestão de facilities precisam ser aliadas. 

Se a empresa possui uma gestão de riscos, ela consegue ter uma visão mais estratégica para manter suas edificações e os serviços de manutenção sob controle. Dessa forma, reduz os riscos financeiros, contratuais e de reputação. 

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