Gestão de facilities: qual é o papel da tecnologia na organização dos chamados?

Neste artigo, você verá:

  • Qual é a importância da gestão de facilities?
  • O papel da tecnologia na gestão de chamados 
  • Como a tecnologia na gestão de facilities transforma o setor?

A área de facilities compreende os diversos tipos de serviços que uma empresa pode precisar – que vão desde pintura, limpeza e segurança, até suporte administrativo, logística e armazenagem. Porém, a diferença é que nem sempre a contratação e a gestão destes colaboradores é necessariamente interna.

Em outras palavras, é muito comum que este tipo de prestação de serviços seja terceirizada, e as funções de entrevista, contratação, treinamento, entre outros, é responsabilidade da empresa terceirizada.

Contudo, tanto para quem terceiriza quanto para quem contrata os colaboradores internamente, investir em uma gestão de facilities eficiente é muito importante para controlar e organizar os chamados e prestar um atendimento de qualidade. 

A seguir, mostraremos mais detalhadamente como uma boa gestão de chamados para a área de facilities pode ser um grande diferencial para sua empresa e qual é a melhor forma de controlar toda a prestação de serviços. Acompanhe!

Qual é a importância da gestão de facilities?

A gestão de facilities, quando aplicada em grandes corporações, como shoppings, condomínios, hospitais, instituições de ensino, entre outros, precisa ser muito bem organizada para suprir as demandas com eficiência e manter a satisfação dos clientes.  

Como a área de facilities engloba inúmeras funções e profissionais diferentes, pode ser difícil manter os processos, chamados e equipes sempre em ação e agindo proativamente. Os gestores acabam sobrecarregados e perdendo o foco no que realmente é estratégico e necessário para o negócio, gerando grande frustração para todos os envolvidos.

Além disso, uma gestão de facilities eficiente impacta positivamente em outras áreas também, principalmente na manutenção de ativos e de equipamentos, tão importante para determinados setores. 

Vamos exemplificar para tornar a compreensão mais fácil: 

Imagine um condomínio em que a equipe de manutenção predial está fazendo alguns reparos na recepção, o que acaba sujando o chão com os resíduos de poeira e tinta. Por algum motivo, a abertura do chamado para limpeza se perde entre tantos outros e a equipe não faz a higienização no mesmo dia. 

Os condôminos, ao passarem pela recepção, sujam os sapatos e levam a sujeira para dentro dos apartamentos. Após algumas reclamações, o síndico decide ligar para a empresa para reclamar da falta de proatividade, gerando uma insatisfação geral.

Ou um outro exemplo ainda mais grave:    

Vamos imaginar como cenário um hospital superlotado. Qualquer falha na gestão de facilities, seja na organização da recepção ou na limpeza, pode ocasionar demora na entrada do paciente, na liberação de leitos e no início dos tratamentos. 

Neste caso, uma gestão pouco eficiente é bem mais grave e pode causar grandes prejuízos não apenas para a empresa como também para o hospital e seus pacientes.    

Ou seja, a gestão de facilities, independente do setor em que atua, deve ser organizada, eficiente e proativa. Neste caso, apenas a visão holística de todas as áreas, somadas a informações precisas, é que dá suporte e agilidade para as tomadas de decisão dos gestores, fundamentais para garantir respostas rápidas aos chamados e satisfação dos clientes.   

É claro que todo este processo pode ser bastante complicado sem as ferramentas adequadas. E se você quer entender melhor de que forma o uso da tecnologia certa pode impactar sua prestação de serviços, nós mostraremos a seguir.

O papel da tecnologia na gestão de chamados 

Nos dias atuais, ficou fácil encontrar a tecnologia adequada que resolva os problemas de gestão da maioria das empresas, unindo dados financeiros, contábeis, compras, estoque, entre outras variáveis. Contudo, o que acontece com bastante frequência é que nem sempre esta ferramenta se adapta tão bem a todas as áreas da corporação. E a gestão de facilities é uma delas.

Apesar do fato de que uma gestão de facilities eficiente e dinâmica é fundamental para o bom andamento de outras áreas também, os gestores acabam conduzindo processos de forma manual e obsoleta. E é aí que grande parte dos problemas são iniciados.

Os chamados acumulam e as dificuldades aumentam. Sem uma otimização e visualização completa de equipes e processos, fica difícil definir prioridades, nomear responsáveis, adquirir materiais e suprir necessidades.  

Como reverter esta situação? Desenvolver um software personalizado é bastante caro e demorado. Ao mesmo tempo, adquirir uma ferramenta de gestão apenas para a área de facilities pode causar ainda mais dor de cabeça se ela não puder ser totalmente integrada ao ERP.   

Toda esta situação acima fez com que a NG Informática desenvolvesse um software dedicado à gestão de facilities que pudesse ser integrado ao software de gestão de facilities, e tornasse a gestão de chamados muito mais simplificada. E assim nasceu o Mnt Facilities

Como a tecnologia na gestão de facilities transforma o setor?

Um setor que trabalha diariamente unindo diversas equipes e serviços precisa ter mobilidade para acessar a ferramenta e visualizar chamados, ordens de serviço e demais informações, mesmo a distância.

Dessa forma, é possível otimizar funções, processos e compras para reduzir os custos com equipe incompleta, funcionários ociosos, falta ou excesso de materiais, entre tantos outros problemas comuns.

Além disso, com uma gestão de facilities eficiente, é possível agir com proatividade e desenvolver um cronograma de manutenção de equipamentos para manter tudo em funcionamento, deixando clientes satisfeitos e evitando prejuízos indesejados. 

Apesar de nem sempre ser vista com a importância merecida, a área de facilities é responsável por garantir o conforto e a proteção de todos os clientes e demais times da empresa. E contando com o Mnt Facilities, a gestão fica muito mais fácil, trazendo melhores resultados e muito mais satisfação para todos.

Venha conhecer o Mnt Gestão de Facilities!

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