Centro de Serviços Compartilhados: passo a passo para implantação

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Centro de Serviços Compartilhados: passo a passo para implantação

Racionalizar os processos, trazer mais velocidade à operação, obter ganhos de competitividade e atender as exigências da Indústria 4.0 ao mesmo tempo em que os orçamentos são suprimidos: é um grande desafio. A gente sabe! No entanto, existe uma solução, encontrada na forma de organizar serviços, denominada Centro de Serviços Compartilhados que pode resolver isso.

O Centro de Serviços Compartilhados existe há muitos anos, e é implementado principalmente para reduzir os custos das empresas. Aliás, o motivador principal da implantação de um CSC nas organizações é a redução dos custos. Segundo pesquisa realizada pela Fundação Dom Cabral (FDC), 87% das empresas que adotaram este tipo de serviço foi com foco em diminuir os gastos.

O CSCs tem orientado a reestruturação das empresas em busca de melhor desempenho e estrutura organizacional. E, além de ser um ótimo plano de gerenciamento, o Centro de Serviços Compartilhados também ajuda na produtividade e flexibilidade para a empresa. No entanto, sua implementação exige cuidados específicos com os modelos de processo, negócios organizacionais e tecnológicos. Para uma implementação efetiva, o CSC exige a reestruturação dos deveres e responsabilidades da empresa.

Confira quais são os passos necessários na hora de implementar um Centro de Serviços Compartilhados.

A implantação de um CSC pode ser proveniente de duas principais iniciativas:

1. Liderada pela matriz da organização, por meio da criação de um projeto de implantação interno.

2. Conduzida por empresas terceiras, de consultoria, que trabalham especificamente para a instalação e implantação de CSCs.

Dadas essas iniciativas, existem também dimensões e abordagens para a implementação, divididas em dimensão transacional e dimensão transformacional. Cada uma delas possui foco e objetivo diferentes e deve ser bem avaliada conforme os objetivos da organização.

O quadro abaixo, disponibilizado na pesquisa realizada pela Fundação Dom Cabral, explica:

Dimensão transacional Dimensão transformacional
Abordagem introspectiva: redução de custos Foco nas atividades rotineiras da organização: economias de escala Padronização das atividades quando a atenção principal deveria ser atender às exigências qualitativas do serviço prestado
Abordagem extrovertida: orientação ao cliente Atendimento aos diferentes clientes pela melhoria dos processos, internos e não no atendimento às exigências desses clientes Foco no atendimento das demandas dos clientes: serviços focados na qualidade proposta e maior proximidade entre CSC e cliente

Ao escolher a abordagem principal, e o objetivo da sua empresa com o CSC, resta selecionar uma das três formas indicadas para a implementação.

Centro de Serviços Compartilhado: formas de implementação

Implementação por processos

Com muita calma e planejado de acordo com um calendário, a implementação de cada processo é feita de forma progressiva;

Implementação Big Bang

Sem expandir muito, a operação do Centro de Serviços Compartilhados é efetuada em uma só vez;

Implementação por piloto

Geralmente todo projeto tem um ‘piloto’ para testes iniciais. Neste caso não é diferente. Depois do acompanhamento de um piloto em um local só, os outros são implementados de uma só vez.

Mas, muito além disso da escolha da forma de implantação, existem algumas etapas que precisam estar bem alinhadas na empresa, para que o processo seja realizado com sucesso e atendendo todas as expectativas.

Tenha uma visão clara de todas as mudanças organizacionais

Nenhuma alteração desta natureza ocorre de forma isolada. Sempre acontece com base no contexto do histórico passado da empresa, e todas as outras mudanças recentes. Os mapas de calor são uma excelente maneira de obter uma linha de visão em que mais está competindo por recursos, patrocínio, tempo e energia.

Crie objetivos comuns entre os colaboradores

Um Centro de Serviços Compartilhados funciona melhor em uma cultura colaborativa onde “todos estão na mesma sintonia”. Uma das melhores maneiras de fazer isso acontecer é criar um ambiente de verdadeira parceria.

Os objetivos comuns e a interdependência reconhecida entre aqueles que servem (a organização do Centro de Serviços Compartilhados) e aqueles que estão sendo atendidos (parceiros de negócios), combinados com reforços apropriados, desenvolvem a cultura colaborativa necessária.

Adote a implementação por processos

A implantação de um novo gerenciamento na empresa é uma prática delicada e que requer muito cuidado. Neste caso, a recomendação é implantar um CSC de acordo com cada processo, assim, evita-se erros difíceis de serem diagnosticados.

Conte com uma gestão de facilidades

A Gestão de Facilities é uma excelente alternativa na hora de implantar um Centro de Serviços Compartilhados – e não deve ficar de fora. Sua estratégia tende a tornar o gerenciamento mais eficiente, e potencializar os resultados.

Mas, para gerenciar todos esses serviços é importante que a Gestão de Facilities conte com automação, tanto para a execução dos serviços quanto para a gestão e controle de todas as suas responsabilidades. A tecnologia como aliada da Gestão de Facilities traz eficiência e dinamismo no atendimento às demandas, aumentando a satisfação e criando valor para os clientes da área.

Em todas as empresas as mudanças podem provocar ruídos e desconforto e dificilmente a implantação do Centro de Serviços Compartilhados será exceção. Por isso, ao seguir as práticas recomendadas do processo de implementação, você estará no caminho certo para ter um gerenciamento mais eficiente e a redução de custos desejada.

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